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新加坡的公司秘书角色和责任

新加坡公司法令强制规定每家公司都要任命一名公司秘书公司秘书是公司的合规人员,并负责确保董事会成员了解他们对公司的义务责任(包括遵守法律、公司治理要求和上市规则)。

 

委任公司秘书

根据2014年公司法令(修正案)第88条文,新加坡的每家公司都必须任命一位或多位公司秘书。

公司秘书的资格条件:

  1. 自然人
  2. 他或她是新加坡的居民
  3. 具有相关经验、学术和专业资格
  4. 在任命之日,注册局不得有他/她的任何禁令(当局可以禁制违反法令相关条文的公司秘书)。
  5. 他或她不是该公司的唯一董事。

 

公司秘书该具备什么?

  1. 秘书必须能够在快速变化的商业环境中做出有效率的决策。
  2. 公正。
  3. 他或她必须充分了解与公司有关的最新法规。

 

公司秘书的角色

  • 保持公司的正式注册和记录
  • 安排股东和董事会议
  • 提交法定所要求的所有必要文件并归档
  • 筹备会议时提供行政支持
  • 为董事会提供全面的合法和行政支持
  • 协助执行公司战略,确保董事会的决策得到适当的执行和沟通
  • 确保公司履行其所有的法律义务
  • 了解法定和监管的义务与相关发展和变化
  • 与股东充分沟通

 

公司秘书的责任

1. 维持合法注册

公司秘书需要负责维持和更新公司的合法注册,例如大股东的注册、收费注册以及会员注册。

2. 保管公司印章

公司秘书是确保公司印章得到安全保管以及被正确使用。

3. 通知会议和议程

公司秘书的职责之一是将会议通知发给公司成员和股东。此外,他或她必须准备议程、准备会议记录并组织这些会议。

4. 遵守公司章程

公司秘书必须确保公司及其董事一直遵守公司章程条款。

5. 准备账目

公司秘书负责确保公司账目符合公司法令的规定(秘书必须向当局提交这些报表)。

6. 向当局提交法定表格

公司秘书须在指定时限内向注册局提交所需的申报表及表格,例如提交年度报告、提交股份配发申报书(return of allotment)及提交委任董事或董事辞职通知书等等,都是属于秘书的职责范围。

7. 确保公司有保险

公司秘书的另一项职责是确保公司、董事、高级职员以及办公室和职员有恰当的保险。

除了遵守公司法规定的职责外,公司秘书还有以下职责:

  1. 协助董事履行他们的法定职责。
  2. 处理股东与公司之间的通信。
  3. 允许股东、成员和其他人员查看合法注册,除非法律禁止这么做。
  4. 确保公司履行义务和透明度。
  5. 作为董事会与股东之间的联络人。
  6. 担任公司的全部文秘工作的负责人,并看视公司的行政职能。

请注意,公司秘书的职责取决于雇佣合同,除此之外可能还会有一些额外的职责。而且,专业资格和经验对于确定公司秘书的责任非常重要。
 

为什么公司秘书对公司这么重要?

新加坡金融管理局通过其公司治理准则指出,公司必须明确界定秘书的角色。 因此,秘书有责任确保遵守法规,并出席所有董事会议,就管理事宜向董事会提供意见。
 

后记

委任公司秘书,是在新加坡设立公司的重要一步。公司设立时,必须委任一名公司秘书,因为秘书的职位在任何时候都不得空置六个月以上。如果您选择与专业服务公司协助您设立公司,该服务公司通常会任命一名员工担任公司秘书。有鉴于此,选择一家值得信赖、可靠的服务公司是非常重要的。如果您需要协助,为您的公司任命公司秘书,可以联系我们